弊社で提供しているクラウド型業務・経営管理システム「board」は、請求書作成サービスと比較されたり、販売管理システムと比較されたりすることが多いのですが、全体的には、請求書作成サービスと比較検討されている方が多いようです。

boardは、請求書作成サービスとしての側面も持っていますが、特長や目指しているものは、請求書作成サービスのそれとは異なります。

そこで今回は、一般的な請求書作成サービスとの違いを紹介したいと思います。

boardがカバーする業務範囲

一般的な請求書作成サービスでカバーしている書類作成はもちろん、それらの書類を軸に、営業管理・業務管理・経営管理といった周辺業務までカバーしています。

boardは私(経営者)自身が設計・開発しているため、日々の業務の中で作成される書類のデータを、経営者視点で欲しい数字を把握するのに活用されており、単なる書類作成に留まらず、中小企業の業務・経営を効率的に運営できるように作られています。

案件単位での管理

一般的な請求書作成サービスの場合、見積書や請求書といった「書類を作成していく」という考えで作られていることが多いようです。

しかし、通常業務では、「○○さんの△△の案件」といった形で、「案件」という概念で話すことが多いのではないでしょうか。

そこでboardでは、すべての書類を「案件」ごと管理することができるようになっています。これにより、業務とのギャップが埋まり、ずっと管理しやすくなります。

逆に、「納品書のみ作りたい」というニーズには一般的な請求書作成サービスの方がフィットしており、boardは、案件ベースで管理したい場合により適しています。

boardの書類作成機能の特長

一般的な請求書作成サービス同様、boardでも以下のことが可能です。

  • 見積書・発注書・発注請書・納品書・検収書・請求書・領収書・送付状の作成
  • board上からの一括メール送信
  • 郵送代行サービス
  • 電子印
  • 捺印申請による承認フロー

 

上記に加え、boardでは以下のような特長があります。

  • 各書類の内容はほぼ同じことが多いため、見積書を作成した時点で、自動的に他の書類に同じ内容が反映されます。
    これにより、一般的な請求書作成サービスでよくある「見積書をコピーし請求書を作成する」といった操作が不要です。これにより、手間の軽減だけでなく、請求漏れなどの防止にも繋がります。

  • 送付状を自動生成することができます。
    一般的に郵送する際は、送付状を付けて郵送することが多いかと思いますが、boardの書類出力は、出力時に送付状の有無を選択することができます。
    また、複数まとめて出力し、自動的に宛先ごとに送付状が入るようにもできるため、月末に一括で請求書を送るといった際に便利です。

  • 見積書は、何度も出し直したり、複数パターンの見積もりを出すケースも多いかと思います。
    boardでは「書類のバージョン管理機能(特許取得済)」があり、書類の変更履歴、差分表示、過去の履歴から戻す、複数パターンを枝分かれして管理、といったことが可能です。

未来の「見込み」を把握する分析機能

一般的な請求書作成サービスの場合、「請求書の金額」で売上を集計することが多いのですが、その仕組みですと請求書を作成しないと金額に反映されてきません。

ただ、経営者としては、請求のタイミングでは遅く、もっと早い営業段階から見込みを把握し、経営判断に活用していきたいというニーズがあります。

そこで、boardでは、前述の通り、見積書を作成した時点で他の書類にも自動的に反映されますので、仮の請求書が作成されている状態になります。

それを元に売上の見込みを集計していますので、見積書を作成した時点で、未来の見込みを把握することができるようになっています。また、見積中の案件は確度(高・中・低)ごとに分類ができ、その確度別売上集計により、数字の着地点を予測することができます。

発注(支払)と案件単位の損益管理

一般的な請求書作成サービスではあまり見かけないのが、発注・支払の管理と、それを元にした案件単位の損益管理です。

まず、boardでは受発注の管理ができるようになっています。そして、案件(受注)と発注を紐付けて管理することで、案件ごとの利益を把握することができます。

そのため、受注をベースに、それに対する外注・仕入れなどがある場合に、非常に管理しやすい作りになっています。

boardでの業務管理

一般的な請求書作成サービスと比べて、以下のような業務管理の機能が充実しています。

  • 営業中の案件を確度ごとにステータス管理
  • 多段階承認に対応した捺印申請
  • 標準で用意されている4段階のユーザ権限と、自由に権限を定義できるカスタム権限
  • 通知機能を使って、変更通知(案件の登録変更・ステータス変更等)、セキュリティ通知(CSVダウンロード等)、タスク通知(未請求・未払い等)をメール・Slack・Chatworkに送ることが可能


今回紹介した機能以外にも多くの機能がありますので、詳しくはぜひboardのサイトをご覧ください。

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